Qué tiene que tener tu carpeta de Higiene y Seguridad y la documentación de la ART

Cuando llega una inspección, nadie te pregunta si tu empresa es segura. Te piden la carpeta. Y lo que hay adentro de esa carpeta decide si el trámite dura veinte minutos o se convierte en un problema.

Esta es la documentación que habitualmente se solicita, organizada por bloque.

¿Qué es la carpeta de Higiene y Seguridad?

Es el conjunto ordenado de documentación que acredita el cumplimiento del establecimiento en materia de higiene y seguridad. Se la conoce también como legajo técnico. Reúne los estudios, protocolos, registros y constancias generados por el servicio de higiene y seguridad, y debe estar firmada por el profesional responsable.

Bloque 1: el servicio de Higiene y Seguridad

Es lo primero que se verifica, porque define si hay alguien a cargo.

• Constancia de designación del profesional responsable, con su matrícula
• Plan anual de Higiene y Seguridad, firmado
• Relevamiento de riesgos del establecimiento
• Informes de las visitas periódicas realizadas

El Decreto 1338/96 establece que los establecimientos deben contar con Servicio de Higiene y Seguridad, interno o externo según decida el empleador. Las funciones concretas que ese servicio debe desarrollar están detalladas en la Resolución SRT 905/2015.

Bloque 2: mediciones y protocolos

Acá el problema casi nunca es no tenerlos: es tenerlos vencidos.

• Protocolo de medición de puesta a tierra y continuidad de las masas. La Resolución SRT 900/2015 le fija una vigencia de doce meses.
• Protocolo de medición de iluminación, conforme a la Resolución SRT 84/2012
• Protocolo de medición de ruido, conforme a la Resolución SRT 85/2012, cuando corresponda por la actividad
• Cálculo de carga de fuego y verificación del sistema de extinción
• Constancia de carga y control de matafuegos

Cada protocolo tiene su formulario oficial y su metodología. Un informe hecho en un formato propio, por prolijo que sea, no reemplaza al protocolo aprobado por la resolución correspondiente.

Bloque 3: capacitación del personal

• Programa anual de capacitación, suscripto por los niveles jerárquicos del establecimiento
• Registros de cada capacitación dictada, con tema, fecha y firma de cada participante
• Constancia de capacitación de ingreso de cada trabajador

La Resolución SRT 905/2015 exige que el servicio elabore y ejecute un programa anual de capacitación por establecimiento, y que los trabajadores se capaciten al incorporarse a su puesto, contemplando los riesgos generales y específicos de sus tareas.

Un detalle que se pasa por alto: si tenés rotación de personal, la capacitación de ingreso no puede esperar al cronograma anual. Se hace cuando la persona entra.

Bloque 4: elementos de protección personal

• Constancias de entrega de EPP, firmadas por cada trabajador, con fecha y detalle de lo entregado
• Registro de reposición de los elementos

La firma del trabajador es lo que convierte la entrega en un hecho acreditable. Sin esa constancia, ante un accidente, la entrega no ocurrió.

Bloque 5: documentación de la ART

Este bloque suele estar disperso entre el estudio contable, recursos humanos y la carpeta de seguridad. Conviene centralizarlo.

• Contrato con la Aseguradora de Riesgos del Trabajo vigente
• RGRL, el Relevamiento General de Riesgos Laborales presentado
• RAR, el Relevamiento de Agentes de Riesgo, cuando hay trabajadores expuestos
• Constancia de exámenes médicos periódicos de los trabajadores expuestos a agentes de riesgo, conforme al régimen de la Resolución SRT 37/2010
• Denuncias de accidentes presentadas y sus respectivas investigaciones
• Recomendaciones y observaciones de la ART, con constancia de lo hecho al respecto

Ese último punto merece atención. Cuando la ART deja recomendaciones y la empresa no acredita haber hecho nada, esa omisión queda documentada y juega en contra.

Bloque 6: emergencias

• Plan de evacuación con roles asignados
• Planos de evacuación exhibidos y señalización de salidas
• Actas de simulacros realizados
• En la Ciudad de Buenos Aires, el Sistema de Autoprotección de la Ley 5920, cuando corresponde al grupo del establecimiento

El error que más caro sale: los vencimientos

La mayoría de las empresas que reciben una observación no es porque no hayan hecho las cosas. Es porque las hicieron hace catorce meses.

Los protocolos vencen. Las capacitaciones se desactualizan cuando cambia el personal o el proceso. Los matafuegos tienen fecha de recarga. Y en una inspección, un documento vencido tiene exactamente el mismo valor que un documento ausente: ninguno.

La solución no es compleja: un calendario de vencimientos con alerta anticipada. Lo que falla no suele ser la voluntad de cumplir, sino que nadie está mirando el calendario.

Cómo saber si tu carpeta está completa

Una forma honesta de autoevaluarse: tomá la carpeta y buscá tres cosas al azar. El último protocolo de puesta a tierra, el registro de la última capacitación y la constancia de entrega de EPP del empleado que entró más recientemente.

Si las tres aparecen, están firmadas y están vigentes, es muy probable que el resto también esté. Si tenés que llamar a alguien para preguntar dónde está una de las tres, ahí tenés el diagnóstico.